TaskCheck respecteert de privacy van haar gebruikers, klanten en bezoekers van de website. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten betrokkenen hebben.
1. Wie zijn wij?
- Bedrijfsnaam
- Brancom B.V.
- Handelsnaam
- TaskCheck
- KvK-nummer
- 52661830
- Btw-id
- NL850541268B01
- Adres
- Deventerseweg 7B, 2994 LE Barendrecht, Nederland
- info@taskcheck.nl
- Support/privacy
- support@taskcheck.nl
- Telefoon
- 088 - 1900 999
- Website
- www.taskcheck.nl
2. Wat is TaskCheck?
TaskCheck is een B2B SaaS-platform waarmee organisaties digitale checklists, taken, controles, registraties, werkinstructies, rapportages en compliance-processen kunnen aanmaken, beheren en uitvoeren. TaskCheck kan onder meer worden ingezet voor kwaliteitscontrole, hygiëne- en veiligheidsregistraties, HACCP-gerelateerde controles, opening- en sluitlijsten, schoonmaakrondes, onderhoudscontroles, audits, locatiebeheer, bewijsvoering en interne procedures.
TaskCheck is uitsluitend bedoeld voor zakelijke gebruikers en is breed inzetbaar in verschillende sectoren.
3. Welke rol heeft TaskCheck onder de AVG?
Voor gegevens die TaskCheck verwerkt voor haar eigen bedrijfsvoering, zoals accountgegevens, facturatiegegevens, supportvragen en websitebezoek, is Brancom B.V. de verwerkingsverantwoordelijke.
Voor persoonsgegevens die zakelijke klanten invoeren in het TaskCheck-platform, treedt Brancom B.V. in veel gevallen op als verwerker. De zakelijke klant blijft dan zelf de verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval worden aanvullende afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
4.1 Gegevens van zakelijke klanten en gebruikers
- Naam en bedrijfsnaam
- Zakelijk e-mailadres
- Telefoonnummer
- Functie
- Inloggegevens
- Gebruikersrollen en rechten
- IP-adres
- Loggegevens
- Supportcommunicatie
- Factuur- en betalingsgegevens
- Contract- en abonnementsgegevens
4.2 Gegevens die gebruikers invoeren in TaskCheck
Zakelijke klanten kunnen binnen TaskCheck gegevens invoeren die betrekking hebben op hun eigen medewerkers, locaties, klanten, leveranciers, controles of bedrijfsprocessen. Dit kan onder andere gaan om:
- Namen en contactgegevens van medewerkers of contactpersonen
- Locatiegegevens, afdelingen, functies en rollen
- Taken, checklists, registraties en controlelijsten
- Foto’s, documenten, opmerkingen en bewijsstukken
- Afwijkingen, herstelacties, rapportages en auditinformatie
- Hygiëne-, veiligheids-, schoonmaak-, onderhouds- of kwaliteitsregistraties
- Temperatuur- of meetgegevens indien gekoppeld aan sensoren of handmatige invoer
- Communicatie- en notificatiegegevens
- Bestanden of notities die door de gebruiker worden toegevoegd
De zakelijke klant is verantwoordelijk voor de juistheid, rechtmatigheid en noodzaak van deze gegevens.
4.3 Website- en cookiegegevens
- IP-adres
- Browserinformatie
- Apparaatgegevens
- Bezochte pagina’s
- Klikgedrag
- Cookievoorkeuren
- Datum en tijdstip van bezoek
- Herkomstbron en campagnegegevens indien van toepassing
5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
- Het leveren van toegang tot TaskCheck
- Het beheren van accounts, gebruikersrollen en toegangsrechten
- Het uitvoeren van overeenkomsten en abonnementen
- Het verwerken van betalingen via Mollie of andere betaalproviders
- Het bieden van support
- Het verbeteren van onze software en dienstverlening
- Het beveiligen van onze systemen
- Het mogelijk maken van digitale checklists, registraties, rapportages, notificaties en taakopvolging
- Het ondersteunen van koppelingen met externe diensten, indien gebruikt
- Het verzenden van serviceberichten
- Het voeren van administratie
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
- Het analyseren van websitegebruik en prestaties
6. Op welke wettelijke grondslagen verwerken wij gegevens?
- Uitvoering van een overeenkomst: voor het leveren van het SaaS-platform en support.
- Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor fiscale administratie.
- Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging, fraudepreventie, verbetering van diensten en zakelijke communicatie.
- Toestemming: bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of marketingcommunicatie, indien vereist.
- Verwerkersrelatie: wanneer wij gegevens verwerken namens een zakelijke klant.
7. Met welke partijen delen wij gegevens?
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wettelijke verplichtingen of bedrijfsvoering. Wij kunnen gegevens delen met onder andere:
- Hosting-, database- en infrastructuurdiensten
- IT- en beveiligingsleveranciers
- E-maildiensten en notificatiediensten
- Mollie of andere betaalproviders
- Analytics- en cookiediensten
- Support- en ticketingsystemen
- Sensor-, datalogger- of API-leveranciers indien de klant zulke koppelingen gebruikt
- Administratie- of boekhoudkundige dienstverleners
- Juridische of fiscale adviseurs, indien nodig
Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij passende afspraken.
8. Worden gegevens buiten de EU verwerkt?
Wij streven ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Wanneer gegevens toch buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat dit alleen gebeurt wanneer daarvoor een geldige juridische basis bestaat, zoals passende contractuele waarborgen.
9. Hoe lang bewaren wij gegevens?
- Accountgegevens: zolang het account of abonnement actief is.
- Contract- en abonnementsgegevens: tot 7 jaar na afloop van de overeenkomst.
- Factuur- en administratieve gegevens: 7 jaar.
- Supportcommunicatie: maximaal 2 jaar na afronding van de supportvraag, tenzij langer nodig is voor bewijs of geschilafhandeling.
- Logbestanden: maximaal 12 maanden, tenzij langer nodig is voor beveiliging of onderzoek.
- Back-ups: maximaal 90 dagen, tenzij technisch of juridisch anders noodzakelijk.
- Door klanten ingevoerde gegevens: zolang de klant gebruikmaakt van TaskCheck, tenzij anders afgesproken in de verwerkersovereenkomst.
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging en openbaarmaking. Denk hierbij aan:
- Beveiligde verbindingen
- Toegangsbeheer
- Gebruikersrollen
- Logging
- Back-ups
- Beperking van toegang tot bevoegde personen
- Monitoring en onderhoud
- Periodieke controle van systemen
Geen enkel digitaal systeem is volledig vrij van risico’s. Wij doen ons best om de beveiliging continu te verbeteren.
11. Cookies
TaskCheck gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Dit kunnen functionele, analytische en mogelijk marketingcookies zijn. Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken. Voor analytische of marketingcookies vragen wij toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.
12. Rechten van betrokkenen
- Recht op inzage
- Recht op correctie
- Recht op verwijdering
- Recht op beperking van verwerking
- Recht op overdraagbaarheid
- Recht van bezwaar
- Recht om toestemming in te trekken
Verzoeken kunnen worden gestuurd naar support@taskcheck.nl. Wanneer een verzoek betrekking heeft op gegevens die door een zakelijke klant in TaskCheck zijn ingevoerd, kan TaskCheck de verzoeker doorverwijzen naar die zakelijke klant.
13. Klachten en wijzigingen
Bij vragen of klachten over privacy kan contact worden opgenomen via support@taskcheck.nl. Betrokkenen kunnen daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
TaskCheck kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer dienstverlening, wetgeving of interne processen veranderen. De meest actuele versie staat op deze pagina.